Ningún documento importante vuelve a vencer sin aviso.
GesDoc reúne los documentos de tu empresa en un solo lugar, con un semáforo que muestra qué está vigente, qué está por vencer y qué ya venció, historial de versiones y avisos automáticos por correo.
- Certificado de calidadVigente
- Licencia de funcionamientoVence en 28 días
- Póliza de seguroVence en 12 días
- Revisión técnicaVencido hace 3 días
El documento vencido se descubre cuando ya es tarde.
Certificados, pólizas, licencias y contratos suelen vivir repartidos en carpetas, correos y computadores distintos.
- Nadie sabe con certeza qué documento vence este mes.
- Conviven varias versiones del mismo archivo y no está claro cuál es la vigente.
- Un archivo borrado por error se pierde para siempre.
- No queda registro de quién subió, cambió o eliminó cada documento.
- Buscar un respaldo toma más tiempo que resolver el problema.
GesDoc ordena todo eso en un solo sistema, con alertas antes del vencimiento.
El documento está al día.
Vence en 30 días o menos.
Vence en 15 días o menos.
La fecha de vencimiento ya pasó.
Todo el control documental en un solo sistema.
Despliega cada módulo para ver el detalle.
Una vista general con el estado de todos los documentos: vigentes, por vencer (30 días o menos), críticos (15 días o menos) y vencidos, con el plazo en palabras simples, como "faltan 12 días" o "vencido hace 3 días".
Cada documento tiene su categoría, su fecha de vencimiento y su archivo vigente. El buscador encuentra cualquier documento en segundos.
Cada actualización queda como una versión nueva, sin perder las anteriores. Los PDF y las imágenes se ven directamente en el sistema, sin descargarlos.
Envío programado, como máximo una vez al día, a los correos que definas y con los días de anticipación que elijas. Se puede activar o pausar desde la configuración.
Tres perfiles: Administrador, Editor y Solo lectura. Cada persona ingresa con su correo y ve solo lo que le corresponde.
Registro de ingresos, cambios, eliminaciones y restauraciones, con usuario y fecha, para saber siempre quién hizo qué.
Eliminar una versión la envía a la papelera, no la destruye. Desde ahí se puede descargar o restaurar; solo el administrador puede borrar definitivamente.
Copias automáticas de la base de datos y de todos los archivos subidos, guardadas en una carpeta protegida y con rotación de las más antiguas.
Cada persona ve y hace lo que le corresponde.
Tres perfiles de acceso, con cada acción registrada en la bitácora.
Administrador
Configura categorías, usuarios, avisos por correo y modo de acceso; revisa la bitácora y es el único que puede eliminar definitivamente o vaciar la papelera.
Editor
Crea documentos, sube nuevas versiones y mantiene al día las fechas de vencimiento.
Solo lectura
Consulta el panel y los documentos, y descarga los archivos que necesita.
Tus documentos, protegidos y siempre recuperables.
- Ingreso con un código de 6 dígitos enviado al correo: sin contraseñas que olvidar o compartir.
- Acceso de emergencia para administradores, disponible aunque el correo falle.
- Bitácora de auditoría con cada ingreso, cambio y eliminación.
- Papelera: lo eliminado se puede descargar o restaurar, con registro de quién lo hizo.
- Respaldos automáticos de la base de datos y de todos los archivos.
- Cada archivo se valida por su tipo real, no solo por su nombre.
PDF e imágenes
Con vista previa directa en el sistema.
Word y Excel
Se guardan con su historial de versiones.
Desde cualquier red
La subida de archivos funciona incluso detrás de firewalls corporativos.
Lo que más nos preguntan sobre GesDoc.
Cualquier documento con fecha de vencimiento o que necesite control de versiones: certificados, pólizas, licencias, permisos, contratos y revisiones técnicas, entre otros. Acepta PDF, imágenes, Word y Excel.
El panel muestra un semáforo con el estado de cada documento y GesDoc envía avisos por correo a los destinatarios que definas, con los días de anticipación que elijas.
No. Cada actualización queda como una versión nueva y las anteriores se conservan en el historial del documento.
Va a la papelera, donde se puede descargar o restaurar. La eliminación definitiva es exclusiva del administrador y queda registrada en la bitácora.
Con un código de 6 dígitos que llega a su correo, válido por 10 minutos y de un solo uso. Los administradores cuentan además con un acceso de emergencia por si el correo falla.
Escríbenos desde el formulario de contacto o a hola@setup.cl y coordinamos una sesión con tu equipo.
Conversemos sobre los documentos que necesitas controlar.
Cuéntanos qué documentos manejas y cómo controlas hoy sus vencimientos, y te mostramos GesDoc funcionando.